Secrétaire au Service Qualité et Gestion des Risques H/F - EPSM des Flandres

Description des missions et activités du poste :
· Planification, organisation et invitations de CREX (réservations des salles et véhicules) ;
· Organisation de différentes réunions (recherche de disponibilités des participants, réservation de salles, soutien logistique...)
· Mise à jour des tableaux de suivi - CREX, FEI...
· Planification annuelle anticipée des RDV avec les professionnels « Trios de Pôle » et avec les « Correspondants Qualité et l'encadrement »,
· Mise à jour sur EXCEL et ENNOV de la liste des référents des unités (Correspondants qualité...),
· Export hebdomadaire des fiches d'événements indésirables (FEI - FEC et SAG),
· Impression et diffusion de documents, de dossiers, de procédures dont diffusion « papier » tous les 3 mois (extraction des procédures) des documents Qualité qui sont mis en ligne sur ENNOV et mise à jour des classeurs jaunes des procédures à la cellule qualité,
· Envoi et saisie des questionnaires de sortie/satisfaction et/ou enquêtes à l'aide du logiciel SPHINX,
· Exports mensuels et trimestriels des questionnaires de sortie,
· Paramétrage des fonctions sur ENNOV (fiches DRH),
· Refaire l'archivage des dossiers informatisés (création, classement par année, etc...),
· Archivage des documents papiers à transmettre au service « archivage ».

Caractéristiques particulières du poste

Moyen mis à disposition :

· Mobilier de bureau, matériel informatique, téléphone fixe, véhicule de l'établissement pour les déplacements, logiciels de saisie et de GED.

Contraintes spécifiques :

· Travail sur 2 écrans.

Responsables fonctionnels / Liens privilégiés

N+2 : Directeur Adjoint en charge de la Qualité et de la Gestion des Risques.

N+1 : Ingénieur Qualité et Gestion des Risques.

Relations fonctionnelles :

· Equipe Qualité / Gestion des risques de l'EPSM des Flandres.

· Ensemble des professionnels des services (de Soins, Médico-Sociaux, Administratifs, Médico-Techniques et logistiques).

Compétences attendues et souhaitées

Formation ou qualification :

· Diplômée de la Croix Rouge Française de Lille en secrétariat médical,

· Formation aux outils dédiés à la QGR : ENNOV et SPHINX.

Connaissances particulières :

· Accueil téléphonique et physique,

· Utilisation et maîtrise des outils bureautiques,

· Utilisation et maîtrise des Logiciels dédiés à la Qualité/Gestion des Risques (ENNOV et SPHINX),

· Connaissance et fonctionnement du milieu hospitalier.

Savoir-faire :

· Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics, des usagers,

· Évaluer la pertinence/la véracité des données et/ou informations,

· Classer des données, des informations, des documents de diverses natures,

· Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations,

· Travailler en équipe,

· Utiliser les outils bureautiques,

· Utiliser les logiciels métier (ex : ENNOV et SPHINX).

Savoir-être :

· Rigueur, méthode et organisation,

· Qualités relationnelles,

· Démontrer un esprit de synthèse,

· Etre à l'écoute des besoins des usagers, des professionnels et de l'institution,

· Discrétion professionnelle,

· Diplomatie.

• Logiciels bureautiques
• Capacité d'écoute
• Permanence téléphonique