Assistant de Direction H/F - Atout'pro Hdf

Notre CFA à taille humaine recrute un(e) Assistant(e) de Direction dans le cadre d'un accroissement de notre activité.

Vous intégrerez une équipe dynamique où le travail collaboratif est essentiel au bon fonctionnement de la structure. Nous recherchons une personne impliquée, adaptable et appréciant le travail en équipe.

Attention : merci de ne pas postuler si vous ne justifiez pas impérativement de 2 années d'expérience administrative minimum ainsi que d'un diplôme de niveau Bac +3 minimum.

Missions principales

Gestion administrative et coordination
Réaliser les entretiens de positionnement des candidats
Accueillir les candidats et compléter les dossiers d'inscription ainsi que les visites associées
Assurer les relances téléphoniques auprès des candidats et la mise à jour des dossiers
Préparer les contrats d'apprentissage et conventions
Assurer le suivi de la facturation courante (factures OPCO)
Préparer les certifications d'examen : recherche de jurys, saisie sur CERES, convocations des apprentis, préparation des validations, des salles et des sujets
Assurer la gestion et le suivi des documents administratifs
Communication et recrutement
Participer aux job datings, forums et actions de recrutement
Reporting et suivi
Contrôler et suivre les tableaux de bord administratifs
Participer à l'amélioration continue des processus administratifs

Profil recherché
Vous disposez obligatoirement de 2 ans d'expérience minimum dans un poste administratif similaire
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac +3 minimum
Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), autonome et capable de gérer plusieurs missions simultanément
Maitrise de la langue française et de l'orthographe
Vous appréciez le travail d'équipe et savez vous adapter rapidement à différents interlocuteurs et situations
Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Canva) et excellent relationnel

Type de contrat
CDD temps complet de 6 mois renouvelable
Motif : accroissement d'activité
Poste basé à Bailleul
Prise de poste : dès que possible

Experience: 24 Mois

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Collecter et analyser des données, des informations,Mettre à jour un dossier, une base de données,Piloter une activité,Réaliser la gestion administrative des contrats,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Reporting
• Capacité d'écoute