Assistant- RH - Stratégie - Direction Générale H/F - 62

Affecté(e) à l'Administration Générale du groupement EPDAHAA-EPDEF, votre objectif :

Au sein de l'administration générale, et sous l'autorité de la Direction Générale, vous intervenez en appui transversal auprès de la Direction Générale, de la DRH et des Directions de la Stratégie, et des Coopérations ASE-Handicap.

En lien étroit avec l'assistante de direction générale déjà en poste, vous assurez un rôle de coordination administrative, de gestion documentaire et de soutien opérationnel auprès de l'ensemble du Codir, et tout particulièrement des directions fonctionnelles et générales pour lesquelles vous intervenez en appui administratif.

Vous contribuez à la fluidité des échanges, à la fiabilité et la bonne organisation des circuits administratifs, à la sécurité des informations confidentielles, et au bon fonctionnement des instances et des espaces décisionnels.

Ce poste requiert discrétion, polyvalence, autonomie, organisation, rigueur, et capacité d'adaptation dans un environnement institutionnel exigeant.

En effet, le secrétariat de Directions incluant la Direction Générale et le lien avec les membres du Codir, nécessite en toute occasion une maîtrise de l'image et des enjeux institutionnels et partenariaux. Il est attendu une capacité à se former, à être proactif et autonome pour desservir l'équipe de Direction (IA, bureautique, logiciels prise de comptes-rendus, tableaux de bords et de pilotage lisibles et intuitifs, compétences rédactionnelles, dossiers etc...).

Vos principales missions :
1. Secrétariat de directions fonctionnelles et relai du secrétariat de la Direction Générale
Gestion des agendas et coordination des plannings, RDV DRH et Direction Stratégie
Organisation logistique des réunions (réservations de salles, convocations, préparation des dossiers)
Accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes
Rédaction, mise en forme et diffusion de courriers, notes, comptes rendus, rapports et documents institutionnels
Suivi des circuits de validation et des échéances administratives
Classement, archivage et gestion documentaire (papier et numérique)
Contribution à la préparation de supports de présentation institutionnels
Rédaction des délégations de signature et supervision de son circuit de signature et de contrôle auprès des autorités, en lien direct avec la Direction Générale
Relai du secrétariat de Direction Générale et coordination de la continuité des dossiers et sujets entre les 2 assistantes

2. Relations avec les instances
Organisation matérielle et administrative des instances représentatives (CSE, F3SCT, commissions internes...)
Préparation des ordres du jour, convocations et dossiers des CSE et F3SCT
Participation aux réunions et rédaction des comptes rendus des CSE et F3SCT
Suivi des décisions et des actions issus des instances

3. Appui à la Direction des Ressources Humaines
Suivi administratif des autorisations d'absence, notamment des heures syndicales
Mise à jour des tableaux de suivi RH
Interface avec la DRH, les représentants du personnel et les directions concernées
Appui à l'organisation des campagnes RH (entretiens annuels, formations, recrutements...)
Veille au respect du cadre réglementaire
Participation à la diffusion d'informations RH internes

4. Appui aux Directions de la Stratégie et des Coopérations ASE-Handicap
Suivi administratif des projets institutionnels et dossiers d'appels à projet, appels à manifestation d'intérêt institutionnels, conventions de partenariat (compilation, soutien à la rédaction, mise en forme, tableaux de bord et de suivi, échéanciers)
Contribution à la préparation de réunions de pilotage ou de comités projets
Appui à la mise en forme de documents stratégiques (notes, synthèses, présentations)
Participation à la collecte et à l'organisation d'informations nécessaires aux travaux stratégiques

5. Relations transversales et circulation de l'information
Interface entre les directions fonctionnelles et les directions de pôles
Contribution à la fluidité des échanges internes, et au suivi de décisions de Codir le cas échéant
Participation à l'amélioration continue des outils et procédures administratives
Appui ponctuel aux activités administratives de l'administration générale selon les besoins

En complément de ces missions, et dans une logique de service public adaptable, vous pourrez être amené(e) à intervenir sur d'autres thématiques selon les priorités ou les besoins du service.