Secretaire en Sous-Directions - Sdis de Pas-De-Calais H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

Le (la) secrétaire des sous-directions Opérations et instruction et Conseil aux territoires réalise le traitement administratif de dossiers et transmet les informations au profit des services et du (de la) sous-directeur(rice) Opérations et instruction (SDOI) et du (de la) sous-directeur(rice) Conseil aux territoires (SDCT). Il (elle) accueille et renseigne les agents et/ou les interlocuteurs(rices) externes de l'établissement. Il (elle) peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique ;

- Préparer, rédiger et éditer des documents :
o Réaliser les demandes d'attestation d'intervention ;
o Réaliser des ordres d'opération ou d'exercice ;
o Prendre des notes et rédiger les comptes rendus des groupes de travail menés par le Groupement planification (en matière de planification territoriale et opérationnelle) ;
o Assurer le suivi et contrôler les documents issus des services de la SDOI et de la SDCT ;

- Renseigner les tableaux de suivi et mettre à jour les bases de données ;

- Effectuer le suivi des commandes, de la facturation :
o Saisir les bons de commande, enregistrer les factures ;
o Gérer la logistique courante et urgente des stocks alimentaires opérationnels.

- Assurer le traitement des dossiers administratifs relatifs à son domaine d'activité :
o Elaborer et assurer le suivi des dossiers (avis permis de construire, certificats d'urbanisme, autorisations de travaux, manifestations sportives, jeux d'artifice...) ;
o Gérer les demandes d'indemnités, assurer leur contrôle et leur saisie dans Agendis ;
o Editer mensuellement sur Agendis les tableaux des différentes activités indemnisées (gardes, formation des unités spécialisées, exercices...) ;
o Préparer et assurer le suivi des dossiers présentés aux commissions départementale de sécurité et d'accessibilité (CCDSA) et grands rassemblements (GR), et aux commissions départementales de sécurité routière (CDSR) ;
o Assister les cadres du service planification territoriale dans la préparation des dossiers instruits dans le cadre de l'élaboration des plans intercommunaux de sauvegarde (PICS) ;
o Assister les services des deux sous-directions dans la préparation et le suivi des dossiers relatifs aux grands rassemblements (Enduropale...) ;

- Gérer l'organisation administrative des réunions des sous-directeurs(rices) et/ou des cadres des services de la SDOI et de la SDCT ;

- Gérer les aspects logistiques et les moyens matériels du service ;

- Assurer la gestion du courrier et des courriels (collecte, enregistrement et répartition) ;

- Assurer la gestion de l'information, le classement et l'archivage de documents.

Savoirs :
- Connaissance de l'organisation du fonctionnement et des documents règlementaires du SDIS 62 ;
- Procédures de gestion et d'instruction administrative ;
- Constitution, rôle et attributions des commissions (CCDSA, CDSR...) ;
- Vocabulaire professionnel du service ;
- Techniques de gestion de planning ;
- Techniques rédactionnelles des écrits administratifs ;
- Règlementation des pièces justificatives ;
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité ;
- Gestion administrative du courrier et des courriels ;
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi ;
- Techniques d'organisation et de planification ;
- Règles de classement et d'archivage ;
- Logiciels et applicatifs métiers ;
- Outils bureautiques.

Savoir-faire :
- Recevoir et orienter les demandes vers l'interlocuteur(rice) ou le service compétent ;
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur(rice) ;
- Gérer et suivre les flux des parapheurs ;
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers ;
- Contrôler les pièces justificatives ;
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités des cadres ;
- Suivre les délais et gérer les échéances ;
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de documents (courriers, notes, comptes rendus...) ;
- Réaliser la gestion administrative du courrier et des courriels ;
- Élaborer, renseigner et mettre à jour des tableaux de bord ;
- Assurer l'organisation logistique (réservation de salle, envoi des convocations...) ;
- Trier, classer et archiver des documents.

Qualités et aptitudes :
- Rigueur ;
- Sens relationnel, du dialogue et de l'écoute ;
- Réserve et discrétion professionnelle ;
- Sens de l'organisation ;
- Réactivité ;
- Disponibilité ;
- Capacité à travailler en équipe ou en réseau.

Conditions d'exercice

- Selon les modalités et dans les conditions prévues par le règlement intérieur.

Régime indemnitaire

- Régime indemnitaire défini dans l'annexe 14 du règlement intérieur :
o IFSE Secrétaire en sous-direction : C2

• Gestion de l'emploi du temps
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Archivage des données
• Compte-rendu
• Facturation
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation