Assistante de Direction - Cu d'Arras H/F - Structures de coopération territoriale

DES QUE POSSIBLE
Sous la direction du DGS.
Temps plein.
- Possibilité d'assister à certaines réunions ou événements
- Savoir travailler dans l'urgence

- Organisation permanente de la vie professionnelle du cadre ou de l'élu
- Organiser l'agenda et prendre rdv en fonction des priorités du cadre ou de l'élu
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements du cadre ou de l'élu
- Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courrier
- Réaliser la saisie de documents de forme et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Suivi des projets et activités de la Direction :
. Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
. Suivre l'exécution budgétaire du service
. Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Accueil téléphonique et physique au secrétariat :
. Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
. Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
. Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
- Organisation et planification des réunions :
. Rédiger les ordres du jour en concertation avec le cadre ou l'élu
. Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion
. Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

- Notions d'organisation et de gestion du temps
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat
- Circuits et procédure administrative
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Logiciels de bureautique
- Fonctionnement de l'internet et de l'intranet
- Organisation et service de la collectivité
- Contextes et enjeux de la collectivité ou structure
- Notions de comptabilité analyltique
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Standard téléphonique
- Fonctionnement et rôle des autres collectivités
- Principes rédactionnels de la note de synthèse
- Principes rédactionnels du compte-rendu

- Qualités relationnelles
- Disponibilité
- Discrétion
- Autonomie dans le travail

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique